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Les bénéfices du changement pour l'entreprise

Les bénéfices du changement pour l'entreprise

Temps de lecture | Reading time

Temps de lecture: 18 min

Date de publication | Released date

25 Juillet 2024

AUTEUR
Pascal NAPARTY
PDG et Fondateur

En résumé


Pour s'adapter aux nouveaux besoins du marché, pour intégrer des nouvelles technologies qui lui permettront d'innover, pour améliorer les façons de faire et accroître les marges, pour se conformer aux nouvelles règlementations gouvernementales ou environnementales, pour améliorer l'expérience client, pour offrir un meilleur climat à ses salariés ... l'entreprise n'a pas le choix : elle doit changer. 

Par définition le changement est une action qui génère une modification d'état, et qui engendre un stress et un inconfort chez l'être humain. Tout changement touche potentiellement les processus, les organisations, les outils/technologies et génère des risques. Le changement a un coût. Il est donc normal d'hésiter, de peser le pour et le contre.
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La résistance au changement provient des hommes et femmes qui opèrent au quotidien pour l'entreprise. S'ils ne sont pas inclus dans le processus de changement, ils réagiront par crainte de ne pas être capables de suivre le changement et de perdre la stabilité de vie que leur apportait leur emploi.
 
Changer ne suffit pas. Il faut accepter le changement. L'entreprise doit par conséquent œuvrer habilement pour faire adhérer au changement ses collaborateurs. 
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Les conséquences d'un changement refusé par les collaborateurs : (1) des coûts (2) une distraction qui défocalise la productivité (3) une perte de la confiance (4) des difficultés managériales (5) une détérioration de la communication (6) une mauvaise réputation de l'entreprise sur le marché (7) une inquiétude des clients et des partenaires
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Les bénéfices d'un changement réussi : (1) une amélioration du climat et de la motivation (2) une amélioration de la performance (3) l'innovation (4) une attraction de nouveaux talents (5) une réception positive des clients et des partenaires (6) une augmentation des compétences du personnel (7) un gain d'agilité et de motivation.
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Introduction

 

Les entreprises n'ont pas le choix : pour survivre et croître, elles doivent s'adapter et changer.

Cependant le changement doit se faire vite et à faible coût, afin de garder le focus sur la croissance et la productivité, tout en protégeant la balance financière. Il doit inclure le management pour développer un esprit entrepreneurial, favoriser la créativité et encourager l'innovation.
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Pour y arriver, l'entreprise doit développer des valeurs fortes qui seront les principes compris par tous, et qui guideront les prises de décisions et les comportements dans l'entreprise. Il se peut donc que l'entreprise ait besoin de modifier son système de valeurs pour maintenir sa croissance, se replacer sur une trajectoire gagnante ou sortir d'une crise.

Cette étude présente des exemples importants du changement pour l'entreprise. Elle vous donnera des pistes pour mieux appréhender l'inévitable mais surtout pour pouvoir articuler les bienfaits du changement avec vos collaborateurs.

Nous développerons les sujets suivants:

  • Les valeurs que doit développer l'entreprise pour mieux faire face au changement

  • Le travail hybride

  • La transformation numérique

  • L'adoption de nouvelles technologies

  • L'évolution de l'organisation​​

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Les valeurs que doit développer l'entreprise


Les valeurs humaines
On le sait tous, la résistance au changement commence par la résistance des hommes et femmes dans l'entreprise. L'entreprise doit donc témoigner au quotidien de sa bienveillance, de son empathie et honnêteté vis à vis de ses collaborateurs, mais aussi vis à vis de l'externe : les clients et les partenaires. En développant ces qualités, l'entreprise démontre vouloir établir des relations authentiques. Cela l'aidera à obtenir en retour des parties prenantes, une considération identique ... ou proche.

Les valeurs d'engagement
L'entreprise qui démontre un engagement au résultat, à l'efficacité, qui assume ses responsabilités, qui oriente ses décisions vers les objectifs, qui veut maximiser la rentabilité et la profitabilité en mesurant la convergence des initiatives, est reconnue pour sa création de valeur. Cette qualité rassurera les parties prenantes que chaque changement à un objectif d'ensemble positif pour chacun.

Les valeurs de réinvention
La créativité, l'innovation, les partenariats sont autant d'exemples qui témoignent de la détermination de l'entreprise à se réinventer. Elle passe le message qu'elle sait explorer, expérimenter, qu'elle est curieuse dans l'intérêt de l'entreprise et de ses collaborateurs. Elle montre également son ouverture d'esprit et sa flexibilité. D'une certaine manière ses collaborateurs la perçoivent comme originale et pleine d'énergie. Cette qualité aidera à faire accepter le sujet du changement.

Les valeurs de l'excellence
Le développement de la qualité au quotidien, de l'amélioration continue, de l'incitation à dépasser les standards de fiabilité, de suivre un dossier interne ou externe avec rigueur sont autant de qualités qui témoignent de l'excellence recherchée par l'entreprise. Naturellement les collaborateurs associeront la décision du changement annoncé par l'entreprise comme une étape normale et naturelle de son évolution.
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Le travail hybride


Parmi les changements auxquels font face les entreprises, il y a le sujet du télétravail. Un article du Harvard Business Review (oct. 2023) rapporte que les entreprises ont du mal à convaincre leurs employés de revenir au bureau à temps plein.

La réalité post-COVID engendre des débats toujours d'actualité, sur le nombre de jours acceptables où les salariés devraient travailler en présentiel. Si on y voit un changement comportemental des travailleurs, d'un autre côté cette situation fait le bonheur de certaines entreprises qui louaient des bureaux à prix exorbitant, et qui ont profité de cette situation pour réduire drastiquement leurs coûts tout en retravaillant une culture d'entreprise virtuelle. Néanmoins ces entreprises subissent maintenant la pression des gouvernement et des villes pour restaurer la dynamique des quartiers d'affaires.
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Pour mettre en place une bonne stratégie de retour au bureau, il est important de comprendre (1) les besoins du travail (2) les besoins des personnes (3) la manière dont le travail est effectué (4) un nouveau modèle managérial adapté.
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Lorsque cette politique de travail hybride sera stabilisée, elle permettra à l'entreprise de réduire ses coûts de bureaux, permettra aux salariés d'avoir une qualité de vie plus équilibrée et contribuera également à la réduction de l'empreinte carbone par la réduction des transports maison-bureau-maison.
 

La transformation numérique

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La transformation numérique est l'un des enjeux majeurs que les entreprises doivent adresser.

Mais de quoi s'agit-il exactement ? 
En 2000 la population mondiale était de 6,1 Milliards d'habitants et on recensait 360 millions de personnes connectées à internet.
En 2022 la population mondiale était de 7,9 Milliards d'habitant parmi lesquels 5 Milliards sont connectées à internet. 
La transformation numérique (Digital Transformation en anglais, également codé "DX"), est l'initiative qui consiste à positionner le modèle d'affaire de l'entreprise sur le chemin des 5 Milliards de personnes connectées, afin d'accroître les opportunités pour l'entreprise.


Alors quelles sont les étapes pour y arriver ?
En fait il y en a de nombreuses et elles sont toutes dépendantes de la situation actuelle de l'entreprise, de sa capacité à embrasser le changement mais aussi à la volonté de sa direction d'entrer dans ce processus continu.
La transformation numérique se compose donc d'un plan adapté à chaque entreprise qui va l'amener progressivement à rendre numérique son fonctionnement pour qu'elle soit connectée de bout en bout entre son marché, ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs, ses collaborateurs ... pour permettre la réduction des cycles de ventes, d'innovation et de production. 
Elle induit naturellement un changement de modèle d'affaire, conduisant la vente traditionnelle à devenir une souscription déclinée par niveau de service proposé.


Concrètement par où commencer ?
Pour accéder aux gains potentiels de ce marché de 5 Milliards d'humains, l'entreprise doit commencer par établir un référentiel de données numériques.
On parle dans l'industrie de l'étape du "PLM Cleansing". PLM veut dire Product Lifecycle Management en anglais. Cleansing veut dire remise au propre. L'idée est d'établir le modèle de données dont à besoin l'entreprise et de le déployer sur une plateforme qui sera accessible à chaque employé. On élimine les systèmes qui ne se parlent pas. Toutes les données et les workflows sont centralisés et sécurisés.
Ainsi la connaissance commencera à se centraliser et sera capitalisée. Chacun pourra accéder à l'information requise, au bon moment et pourra prendre les décisions ou faire les actions attendues.

Une fois cette étape franchie, il deviendra alors possible d'intégrer les outils spécialisés, d'imaginer, de réinventer les façons de faire en digitalisant les ventes, les collaborations, la production et les inventaires, les suivis clients, la gestion du personnel, etc.

Cette étape sera également importante pour pouvoir mettre en œuvre rapidement:

  • La gestion des règlementations

  • Le suivi des conformités

  • Les processus d'évaluation des empreintes carbone

  • Les protocoles de sécurisation des données de l'entreprise

  • Les protocoles de gestion des données personnelles

  • Mais également d'étendre le data modèle selon les besoins



Le changement relatif à la transformation numérique est important. Il requiert que la direction s'engage et que l'équipe de management contribue activement.

C'est un voyage ! C'est à dire que chaque étape en annonce une suivante.

  • Il y aura des investissements importants et des retours sur investissement
    conséquents.

  • Il y aura de nouvelles possibilités et donc accès à de nouveaux marchés

  • Il y aura de nouveaux métiers et donc de nouvelles carrières

  • Il y aura de l'innovation et donc de la valeur ajoutée. 
     

L'adoption de nouvelles technologie

 

La transformation numérique est une stratégie de croissance. Elle induit l'adoption des nouvelles technologies qui sont des tactiques. La nouvelle technologie a pour objectif d'offrir de nouvelles possibilités pour les collaborateurs, mais aussi pour les produits et services commercialisés par l'entreprise.

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Que ce soit une solution CAD, PLM, ERP, l'IA, l'IOT, le cloud (la liste est longue), l'adoption d'une nouvelle technologie est un changement important pour l'entreprise.

 

Il requiert tout d'abord une veille technologique, une surveillance des tendances, un échange avec d'autres explorateurs.

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Elle nécessite de comprendre votre attitude face à l'innovation et la transformation.

 

On distingue trois catégories de comportements :
 

  1. Les "Explorators" (Explorateurs) du changement, ils sont peu nombreux (moins de 10% des entreprises). Ils sont les premiers à explorer l'utilisation d'une nouvelle technologie et à réinventer leur modèle d'affaire. Souvent ils créent ou adaptent la technologie avec le support de partenaires. Ces entreprises recherchent l'amélioration digitale continue.
     

  2. Les "Fast Followers" (Suiveurs), ils adoptent la technologie lorsqu'elle a fait ses preuves. Ils ne bénéficient pas de l'avantage de surprise mais ils transforment rapidement tout ou partie de leurs opérations pour maximiser la valeur de la technologie. Ces entreprises considèrent la transformation numérique comme des programmes finis, plutôt qu'un processus continu.
     

  3. Les "Optimizors" (Optimiseurs), ces entreprises déploient des technologies limitées et/ou sur des domaines limités. La technologie n'est pas un catalyseur important du changement pour elles. Elles constituent un 10 % des entreprises engagées dans ce genre d'initiatives.

 

Il convient également de bien analyser le potentiel de la technologie, et d'évaluer les bénéfices selon la version standard de la technologie, mais également en y projetant des améliorations. Il s'agit toujours de construire des avantages compétitifs et certains différenciateurs pourraient faire la différence.

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L'estimation des impacts sur les processus, sur l'organisation et sur les outils, donneront deux projections budgétaires :

  1. Une vue optimiste (coût au plus court, changement rapide, adoption immédiate)

  2. Une vue pessimiste (coût plus conséquent, changement difficile et adoption graduelle)

 

Avec ces éléments, l'équipe chargée de l'exploration de la nouvelle technologie, présentera à la direction et aux équipes de gouvernance leurs trouvailles et recommandations.

L'entreprise décidera alors de donner (ou pas) le feu vert au programme pour le prochain exercice financier.

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Être accompagné par un cabinet externe peut souvent aider à accélérer le processus d'exploration et de sélection par une mise en place plus rapide des critères de choix mais aussi de succès. Il est habituel de voir ces mêmes cabinets prendre la responsabilité d'accompagner le déploiement des solutions retenues.

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Faire évoluer l'organisation

 

Dans l'ensemble nous comprenons qu'un changement affecte potentiellement les trois dimensions suivantes :

  1. Les processus

  2. Les outils et technologies

  3. Les organisations

 

Adapter l'organisation est un changement délicat et dont les impacts doivent être bien évalués. Tout d'abord il ne faut pas impacter le processus de production et de facturation. Ensuite il faut accommoder les carrières et aspirations de tous les tops talents, afin de ne pas perdre la savoir-faire. C'est aussi l'occasion de faire le ménage et de repositionner les moins performants dans des postes qui leur correspondent mieux.​

Enfin c'est redistribuer certaines responsabilités et redéfinir les procédures de mesures de la performance. 

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Dans de nombreux cas, cela se traduira également par un amendement au contrat de travail pour refléter les changements opérés.

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Dans tous les cas de figure ça prendra une communication limpide, directe et précise. Avec des sessions de questions et réponses pour permettre à tous les collaborateurs de comprendre les changements et de les accepter.

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Il existe plusieurs modèles organisationnels : 
 

  1. La structure organique, appelée aussi structure solaire à l'image du chef d'entreprise qui "rayonne" au centre de son organisation (schéma classique des PME et TPE),
     

  2. La structure fonctionnelle, qui permet une organisation du collectif par distribution optimale du travail et des responsabilités. C'est le second stade dans la vie d'une entreprise (direction, comptabilité, finance, marketing, vente, support IT, etc.),
     

  3. La structure divisionnelle, qui introduit la notion d'unité homogène distincte et autonome.
     

  4. La structure matricielle, qui est un mixte d'organisations verticales et horizontale​s

 

Afin d'accélérer le déploiement des nouveaux changements, il pourra être judicieux de revoir l'organisation, pour la modifier, l'agrandir, la transformer.
 

Conclusion


Le changement dans l'entreprise est inévitable. Une bonne définition des fondamentaux, et une bonne maitrise des processus métiers, permettront de mettre en évidences les priorités et urgences pour la santé de l'entreprise, et pour son avenir.

Les bénéfices du changement sont multiples et touchent à la fois l'interne et l'externe. Gains directement mesurables sur l'optimisation des processus, l'amélioration des tâches avec de nouvelles technologies, ou simplement la simplification de tâches complexes permettant une réduction du cycle, une augmentation de la qualité et par conséquent une amélioration des marges.
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La gestion du changement s'anticipe, se prépare et se gère comme un projet à part entière. La réussite du changement conduira à des bénéfices tangibles et intangibles, et touchera directement le climat de travail. Une mauvaise gestion du changement distraira l'organisation, remettra en cause la confiance de la direction et de l'équipe managériale. 
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Il est primordial pour le chef d'entreprise de maîtriser cet aspect et de se mettre dans la position gagnante où l'ensemble des collaborateurs fera la promotion des valeurs de l'entreprise.
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Si vous n'avez pas assez de temps ou si vous manquez de compétences, faites-vous accompagner sur ce sujet. Des approches telles que les "Zones to Win" vous permettront de mieux cadrer chaque investissement et de piloter avec un contexte adapté chaque initiative dont l'objectif peut être différent : exploration, transformation, performance ou support. Le potentiel et les enjeux sont considérables avec le changement.
 

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